電話のビジネスマナー。携帯番号を聞かれた時の正しい電話対応と話し方

「携帯の番号を教えてもらえますか?」には、どう対応するのが正解?

携帯電話で話をしているビジネスマンの写真会社で電話応対中、名指し人が不在。

「急いでいるので、携帯の番号を教えてください。」

と相手に言われたら、ビジネスマナー的にはどうするのが正解でしょうか。

仕事の話なのだから、携帯番号を教えてもOK?
いやいや、何があっても携帯番号を教えるのはNG…?

電話応対に慣れていないと悩みがちな、携帯電話の番号を聞かれた時の電話応対とビジネスマナーについて解説します。

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本人の承諾がない限り、社外の人に携帯番号を伝えるのはNG

腕でバツサインを作っている女性の写真たとえ取引先の人からの依頼だったとしても、社外の人に携帯電話の番号を教えることは、基本的にはNG。

教えてくれと言われても、素直に教えてはいけません。

かといって、「会社の決まりなので教えられません。」と拒否するのもビジネスマナーとしては不適当。相手に不快な思いをさせてしまいます。

携帯番号を聞かれた時の正しい対応は、

「お手間をかけては申し訳ありませんので、すぐにこちらから連絡を取り、○○から○○様へ折り返しするように申し伝えます。」

と、こちらから名指し人に連絡を入れ、外出先から折り返し電話をかけてもらうこと。

この「申し伝える」という表現は、クライアント・取引先などの目上の人の言葉を社内の人間に伝言する時に使います。電話応対では特によく使うビジネス敬語なので、ぜひ覚えておいてくださいね。

ここでもし、「えー、教えてもらえないの?」と言われてしまった場合には、

「ご要望に添えず申し訳ございませんが、移動中で連絡も取りにくいかと思いますので、私のほうで急ぎ対応させていただきます。」

のようにお詫びを言い、携帯番号は教えられないことを婉曲に伝えるようにします。

相手が了承してくれたら、必ず相手の社名と名前、連絡先の電話番号を聞きましょう。お得意さんなんだから、電話番号は聞かなくても知ってるよね?と、手抜きはしないこと。

外出先では、必ずしも取引先の電話番号全部がわかるとも限りません。スムーズに折り返し電話が出来ない場合、トラブルやクレームに発展してしまう可能性もあるので、必ず電話番号は確認しておきます。

電話を切ったら、すみやかに名指し人の携帯へ連絡を入れましょう。外出中や移動中で留守電の場合には、次のようにメッセージを残します。

「お疲れさまです。○○です。○時○分頃、××社の××様からお電話がありました。お急ぎとのことでしたので、お時間でき次第、折り返しをお願いします。電話番号は00-0000-0000です。よろしくお願いします。」

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携帯電話の番号を伝えてもいいのは、こんなケース

折りたたみ式の携帯電話が開いて置かれている写真上記が、携帯番号を聞かれた時の基本的な電話応対。ただし、そのまま携帯番号を教えてしまってもかまわないケースもあります。

それは、次のような時。

  • 「携帯番号聞かれたら、教えちゃっていいよ!」と、本人から承諾を得ている場合
  • 名刺や署名に携帯電話の番号が載っている場合
  • 会社支給の携帯電話を使用している場合

外出の多い営業部などでは、個人の携帯とは別に、仕事用の携帯を会社から支給されていることもあります。それらについては、教えてしまっても大きな問題にはなりません。

ただし、「携帯番号を教えるといつでも電話がかかってくるから、特定の取引先意外には、携帯番号はあえて教えない。」という人も少なくはありません。

初めて携帯番号を聞かれた時には、やはり基本の対応をしておき、本人が戻ってから、携帯番号を教えても問題ないか確認するほうがよいでしょう。