電話の正しいかけ方って?3ステップでわかる!電話のビジネスマナー

電話のかけ方のビジネスマナー。決まり文句を覚えてしまおう!

電話中のビジネスマンの写真社会人になったばかりの頃は、電話1本かけるのも緊張するもの。

周囲の先輩たちの目もあり、ビジネスマナーを守れているか?正しい言葉使いができているか?と、何かと気になりますよね。

でも、電話のかけ方はそう難しくありません。電話のビジネスマナーには決まり文句があるので、それさえ覚えてしまえば安心です。

電話のかけ方のビジネスマナーを、実際の言葉遣いと一緒に覚えてしまいましょう!

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電話のかけ方(1)「○○社の○○と申します。いつもお世話になっております。」

電話の第一声は名乗りから。相手が電話に出たら、

「いろは物産の田中と申します。いつもお世話になっております。」

と社名と名前を名乗りましょう。この「お世話になっております。」は、電話する時の決まり文句。

実際にお世話になっていようといまいと、電話をかけたらお世話になっていることにするのが、社会人のマナーです。

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電話のかけ方(2)「○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

あなたが挨拶をすると、相手も必ず「お世話になっております。」と返してきます。

これを聞いたら、

「営業部の鈴木様はいらっしゃいますでしょうか。」

と、相手の部署と名前を伝えましょう。

大きな会社では、代表番号から担当部署へつないでもらうということも多々あるので、相手の部署名まで最初に伝えておくと丁寧で、スムーズに取次してもらえます。

あまり人数の多くない会社や、部署直通の電話番号へかけている場合は、相手の名前だけでもかまいません。

電話のかけ方(3)本人が出たら、再度、名乗りと挨拶を

本人が電話に出たら、再度

「いろは物産の田中と申します。いつもお世話になっております。」

と、最初と同じように挨拶をしてから本題に入りましょう。

電話しても担当者が不在だった場合のビジネスマナー

電話しても、必ず本人がいるとは限りませんね。外出中だったり、席を外しているなどで不在のこともあります。

その場合には、

「恐れ入りますが、お戻りは何時頃かおわかりでしょうか?」
「それでは、またこちらから改めますので、電話があった旨だけお伝えください。」

といった感じで、相手の戻り時間を確認し、またかけ直すことを伝えます。初めて電話をかける相手や目上の相手への電話の場合は、折り返しを頼まず、基本的に自分からかけ直すようにしたほうがよいでしょう。

何度か電話してもつながらない場合や急ぎの場合、親しい相手である場合などであれば、

「恐れ入りますが、戻られましたら、いろは物産の田中まで折り返しいただけるようお伝えください。」

などと言って、折り返しを頼みましょう。

荷物やメールが届いたことを伝えるだけ、事情により打ち合わせ予定時間に遅刻してしまう場合など、用件が短く済む場合には、電話に出た相手に伝言を頼んでもOKです。

「それでは、ご伝言をお願いしたいのですが…」

と、簡潔に言付けを頼みましょう。