ゴールデンウィーク休みをメールでお知らせするテンプレートと対応方法

ゴールデンウィーク休みのメールはどう連絡するか?

ゴールデンウィーク休みをメールでお知らせする書き方は?

ゴールデンウィークに入る前、クライアントにどう休業のお知らせをメールしようか迷っている方へ、営業経験10年以上の私の実経験を交えた対応と例文を紹介します。

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ゴールデンウィーク休みのお知らせパターン

私は営業として、ベンチャー企業から大手企業まで何百社というクライアントとお付きあいがありましたが、ゴールデンウィーク休業のお知らせとしてメールで受け取ったことがあるのは、およそ次の3パターン。

  • 全クライアントに同じ文面で送る一斉配信メール
  • ゴールデンウィークが近くなったら署名に記載(お知らせ
  • 担当者に個別にメールで案内

私自身は、2と3の方法を併用していました。

一斉配信メールは個人的に好みではないので、基本的には使っていません。

理由として、自分自身が「これ誰だっけ?」と思うような人から連休休業の案内メールをもらうことが多く、「別にこのお知らせ必要ないけど…」と感じることがよくあったからです(^_^;)

 

営業職にあると、名刺交換した相手はかなり多数に上ります。

でも、単に問い合わせがあって対応しただけのお客さま、現在進行中の取引があって頻繁にやりとりがあるお客さまと、接触頻度はさまざま。

なので、私の場合は連休の1週間前くらいになったら署名に自分の休暇期間を記載し、進行中の仕事がないクライアントへは特に個別の連絡はしませんでした。

進行中の案件があったり、取引頻度の多いクライアントへは、個別にメールでお知らせしていました。

お知らせするかどうかの基準は、ゴールデンウィーク中に私と連絡が取れない状況になった時、クライアントが困るかどうかです。

特に困らないのであれば、余計なメールを送って相手を煩わせる必要はありません。

 

相手によりますが、お知らせをする際もゴールデンウィーク休業のお知らせだけでメールを送ることはあまりせず、日頃のやりとりのメールのついでに、最後に連休中の営業について添えておいたという感じです。

以下は、実際に送るメールの例文です。

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ゴールデンウィーク休みのお知らせメール用テンプレート


いつもお世話になっております。
◯◯の◯◯です。

ゴールデンウィーク中の営業についてご連絡させていただきます。

5月◯日~◯日まで、休暇をいただきます。

休業中にいただいたご連絡につきましては、◯日以降のお返事となります。

ご不便をおかけしますが、ご理解・ご了承のほどお願い申しあげます。

長々と書く必要はなく、

  • 休業期間
  • いつから出社して業務再開するのか

の2点を書いておけば十分かと。

担当者との関係次第では、


ゴールデンウィーク中は5月◯日~◯日まで休暇をいただきます。
◯日より業務再開いたしますので、よろしくお願いいたします。


ゴールデンウィーク中はカレンダー通りの営業です。
◯日と◯日は通常通り、出社しております。

といった感じでもいいと思います。

(実際、私はこのくらい簡単なお知らせで済ませることが多かったです。)

連休の休暇期間が会社全体で共通ではなく、個人によって異なる場合、連休中もクライアントが出社している可能性がある場合は、下記のように緊急連絡先を添えておくと丁寧です。


なお、連休中の緊急時には、下記までご連絡ください。
緊急連絡先:XXX

緊急連絡先は、他に対応できる社員がいれば(社内調整のうえで)その社員の氏名やメールアドレスを。

自分でなければという場合は携帯電話の番号を書いておきます。

できればゴールデンウィーク中に仕事のことを気にしたくはないですけどね。。(-_-;)

 

緊急連絡先の記載については任意ですが、もし本当に緊急事態が起こって責任者不在となった場合、クライアントにも社内の人間にも迷惑をかけることになるので、念のため留意しておきましょうということで。

必要な連絡は済ませて、気持ちよく連休に入れるといいですね。