電話のビジネスマナー。指名された人が不在の時の正しい電話応対と話し方

電話で名指しされた人が今、不在。そんな時の正しい言い回しを覚えよう

電話しながらメモを取っている女性社員の写真電話を受けても、名指しされた人が不在で、電話を取り次げないことがあります。

そんな時、正しい言葉遣いで不在を伝えられていますか?

電話応対の言い回しには独特なフレーズが多く、普段の話し言葉では使わないようなものも。

正しい言い回しを知らないと、丁寧に話そうとして、かえっておかしな敬語になってしまうこともあります。電話応対に慣れない新人社員にはありがちですね。

とっさに慌てず電話応対できるよう、名指し人が不在の時の電話応対マナーと言い回しを覚えましょう!

スポンサーリンク

電話の名指し人が不在の時の言い回し(1)
名指し人が外出中・会議中でいない時

「申し訳ございません。○○はただ今、外出しております。」
「申し訳ございません。あいにく○○は外出しております。」
「申し訳ございません。あいにく社内での会議中でございます。」

これは、あまり難しくありませんね。

「あいにく」は、相手に対して申し訳ないと思っているニュアンスが加わる言葉。他の電話応対や接客時にも使えるので、覚えておくといいでしょう。

外出している人が何時に戻るかわかっている場合には、

「あと1時間ほどで戻る予定になっております。」
「15時頃の帰社予定です。」

など、予定時間を伝えてあげましょう。「それでは、また改めます。」と、ここで相手から電話を終わりにすることもよくあります。

うーん、どうしようかなー、と相手が迷っている様子だったり、戻り時間がわからない場合、相手が取引先のお得意さんだったりする場合には、

「よろしければ、戻り次第こちらからお電話差し上げるようにいたしましょうか?」

と、折り返し電話することを申し出ると親切です。相手が承諾した場合は、

「それでは念のため、もう一度お名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか?」
「かしこまりました。それでは○○様、念のためお電話番号をいただけますでしょうか?」

などと、相手の名前と電話番号を聞いておきます。相手のほうから折り返しを依頼してきた場合も、同様に対応しましょう。

なお、ここでよくやってしまいがちな敬語のミスは、「お名前を頂戴できますか?」という言い回し。

丁寧な印象はありますし、通じるには通じるのですが、敬語としては間違い。「頂戴する」は物を貰うという意味なので、名前に対しては使いません。

名前と連絡先をメモしたら、

「私、○○が承りました。お電話ありがとうございました。」

と、締めくくって電話を終わります。その後すぐに、電話の名指し人にメモを残すことも忘れずに。

スポンサーリンク

電話の名指し人が不在の時の言い回し(2)
外出はしておらず社内にはいるはずだが、席にいない場合

外出してはいないけれど、名指し人が席にいない場合の電話応対です。トイレに行っていたり、昼食に行っていたりと、短時間席にいないということはよくあること。

そんな時は、

「申し訳ございません。○○はただ今、席を外しております。」
「申し訳ございません。あいにく、○○は席を外しております。」

と、「席を外している」という言い回しを使います。これは席にいない時の決まり文句。

うっかり「今いないみたいです。」「すみません、○○はおりません。」なんて言ってしまわないように、ビジネスマナーのひとつとしてしっかり覚えておいてくださいね。

席を外している=数分ですぐに戻ってくる、という解釈なので、たいていの場合は相手のほうから、またかけ直すか、折り返しが欲しいかどうかを伝えてくれます。

外出中の時と違って、長時間連絡を取れない状況ではないので、

「よろしければ、戻り次第こちらからお電話差し上げるようにいたしましょうか?」

と、こちらから尋ねるようにすれば、親切で丁寧な対応になります。

後の対応は、外出で不在の時と同様に。相手の名前と電話番号を確認し、すみやかに電話メモを残しましょう。

最初は緊張の連続である電話対応ですが、言い回しが身に付いてくればスムーズに対応できるようになってきます。

そのためにも、大切なのは数をこなすこと。電話応対を避けるよりも、積極的にどんどん電話を取ってしまったほうが、苦手意識もなくなり、先輩社員からも頑張りを見てもらえますよ。